Datenschutzerklärung

DATENSCHUTZERKLÄRUNG – PSYLARIS (EMDR‑VR B.V. / Psylaris Deutschland GmbH) – DEUTSCHLAND

Diese Datenschutzerklärung erläutert, wie EMDR‑VR B.V. (nachfolgend „Psylaris“, handelnd unter/für die Marke Psylaris) personenbezogene Daten im Zusammenhang mit

– der Website www.psylaris.com,
– Sales- und Marketingkommunikation,
– Support sowie
– (der Dienstleistung rund um) Psylaris Care, Psylaris Relax, EMDR‑Remote und das Psylaris Dashboard

verarbeitet.

Stand: 13. Februar 2026

1. VERANTWORTLICHER / KONTAKT

Verantwortlicher (für Website, Sales und Support) im Sinne der Datenschutz‑Grundverordnung (DSGVO) ist:

EMDR‑VR B.V.
(KvK/Handelsregister Niederlande): 70390185
Boschstraat 21, 6211AS Maastricht, Niederlande
E‑Mail: support@psylaris.com

Datenschutzkontakt:
Christoph Lynen (Privacy Contact Person)
Kontakt über: support@psylaris.com

2. FÜR WEN GILT DIESE DATENSCHUTZERKLÄRUNG?

Diese Erklärung richtet sich an:
– Besucherinnen und Besucher der Website,
– Interessenten sowie geschäftliche Ansprechpartner (z. B. Demo‑Anfragen, Angebote, Verträge),
– Ansprechpartner unserer Kunden,
– Lieferanten und sonstige Geschäftspartner,
– Teilnehmer an Aktionen/Events (z. B. Gewinnspiele).

Hinweis für Endnutzer über unsere Kunden:
Wenn Sie Endnutzer eines unserer Produkte über eine Organisation sind (z. B. Arbeitgeber, Klinik, Praxis o. ä.), ist in der Regel diese Organisation datenschutzrechtlich verantwortlich. Sie ist typischerweise „Verantwortlicher“ und Psylaris handelt ggf. als „Auftragsverarbeiter“. Siehe Abschnitt 12.

3. WELCHE PERSONENBEZOGENEN DATEN VERARBEITEN WIR (ALS VERANTWORTLICHER)?

Wir verarbeiten nur personenbezogene Daten, die für die unten beschriebenen Zwecke erforderlich sind.

3.1 Website, Formulare, Chat, Downloads und Demo‑Anfragen
Je nach Nutzung/Angaben:
– Name,
– Unternehmen/Organisation,
– geschäftliche E‑Mail‑Adresse,
– (geschäftliche) Telefonnummer,
– Inhalt Ihrer Nachricht (was Sie uns schreiben),
– sonstige Angaben, die Sie freiwillig in Freitextfeldern machen.

Wichtiger Hinweis:
Bitte übermitteln Sie uns über Formulare oder Chat keine besonderen Kategorien personenbezogener Daten (z. B. Gesundheitsdaten).

3.2 Newsletter und Marketingkommunikation
– E‑Mail‑Adresse,
– optional Name/Organisation,
– Abmeldestatus und (begrenzte) Kommunikationspräferenzen.

3.3 Sales, Angebote und Vertragsverwaltung (B2B)
– Name, geschäftliche Kontaktdaten und Funktion,
– Organisationsdaten,
– Kommunikationsinhalte (z. B. E‑Mails, Gesprächsnotizen),
– Vertrags‑ und Verwaltungsdaten (z. B. Abrechnungs-/Rechnungsdaten).

3.4 Support
– Kontaktdaten,
– Inhalte von Supportanfragen und Korrespondenz,
– technische Informationen, die zur Fehleranalyse/Behebung erforderlich sind (z. B. Fehlermeldungen).

3.5 Technische Daten (z. B. bei Websitebesuch)
Bei Nutzung unserer Website und ggf. digitaler Dienste können u. a. folgende technische Daten anfallen:
– IP‑Adresse,
– Geräte‑, Browser‑ und Spracheinstellungen,
– Datum/Uhrzeit und besuchte Seiten (über Cookies/vergleichbare Technologien; siehe Abschnitt 11),
– Logdaten (z. B. Nutzungslogs, Änderungen, Fehler-/Errorlogs).

Wir versuchen, in Portalen/Logs möglichst wenig direkt identifizierende Daten zu verarbeiten. Technische Daten können jedoch im Einzelfall personenbezogene Daten darstellen.

3.6 Bild und Ton (z. B. Aufzeichnungen/Fotos)
In einzelnen Fällen können Bild-/Tonaufnahmen verarbeitet werden (z. B. bei Online‑Terminen, Trainings/Webinaren oder Eventmaterial). Wenn dies der Fall ist, informieren wir hierüber in der jeweiligen Kommunikation und holen – sofern erforderlich – eine Einwilligung ein.

4. WOHE R STAMMEN DIE DATEN?

Grundsätzlich erhalten wir personenbezogene Daten direkt von Ihnen (z. B. über Formulare, E‑Mail, Chat oder im Rahmen der Kommunikation).
Sollten wir ausnahmsweise Daten von Dritten erhalten, gehen wir damit sorgfältig um und prüfen, ob und wie wir Sie hierüber informieren müssen.

5. ZWECKE UND RECHTSGRUNDLAGEN DER VERARBEITUNG

Wir verarbeiten personenbezogene Daten zu folgenden Zwecken:

a) Kontaktaufnahme, Demo‑Anfragen, Angebote und Sales‑Gespräche
Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (vorvertragliche Maßnahmen/Vertrag) und/oder Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse).

b) Vertragsdurchführung, Account‑Management sowie Abrechnung/Buchhaltung
Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertrag) und Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO (rechtliche Verpflichtung), soweit anwendbar.

c) Support und Service
Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertrag) und/oder Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse).

d) Marketing/Lead‑Generierung und Marketingkommunikation
Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Einwilligung) und/oder Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse), soweit rechtlich zulässig.
Bestandskundenwerbung: Sofern die gesetzlichen Voraussetzungen erfüllt sind, können wir Bestandskunden über ähnliche eigene Produkte/Dienstleistungen informieren (Opt‑out möglich). Sie können dem jederzeit widersprechen (siehe Abschnitt 10 und Abschnitt 14).

e) Produktverbesserung, Qualität, Sicherheit (z. B. Log‑/Fehleranalyse)
Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse) und/oder Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertrag), abhängig vom konkreten Kontext.

f) Compliance (z. B. Audit/ Zertifizierung, Nachweis- und Dokumentationspflichten)
Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO (rechtliche Verpflichtung) und/oder Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse).

g) Aktionen/Events (z. B. Gewinnspiele)
Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Einwilligung) und/oder Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Durchführung der Teilnahmebedingungen), abhängig vom Einzelfall.

Keine automatisierte Entscheidungsfindung / kein Profiling mit erheblicher Wirkung:
Wir treffen keine Entscheidungen, die ausschließlich auf automatisierter Verarbeitung beruhen und die Sie rechtlich oder ähnlich erheblich beeinträchtigen.

6. BESTEHT EINE PFLICHT ZUR BEREITSTELLUNG VON DATEN?

Teilweise ja. Wenn Sie z. B. eine Demo anfragen oder einen Vertrag schließen möchten, benötigen wir bestimmte Angaben zur Bearbeitung und Durchführung. Ohne erforderliche Daten kann die Leistung ggf. nicht (vollständig) erbracht werden.

7. EMPFÄNGER / WEITERGABE AN DRITTE

Wir verkaufen oder vermieten Ihre personenbezogenen Daten nicht.

Wir können personenbezogene Daten an folgende Kategorien von Empfängern weitergeben:
– Dienstleister, die uns unterstützen (z. B. CRM/E‑Mail‑Versand, Support‑Tools, Hosting/IT, E‑Signing, Zahlungsabwicklung, Website‑Analyse),
– Steuerberater/Accountants und administrative Dienstleister,
– Rechtsberater,
– Auditoren/Zertifizierungsstellen (falls erforderlich),
– Implementierungspartner (sofern für die Durchführung vereinbarter Leistungen notwendig),
– Behörden/öffentliche Stellen, sofern wir rechtlich dazu verpflichtet sind.

Soweit diese Empfänger als Auftragsverarbeiter für uns tätig sind, schließen wir entsprechende Auftragsverarbeitungsverträge und beschränken die Datenweitergabe auf das erforderliche Maß.

8. ÜBERMITTLUNG IN DRITTLÄNDER (AUSSERHALB DES EWR)

Wir beabsichtigen, personenbezogene Daten innerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums (EWR) zu verarbeiten. Es kann jedoch vorkommen, dass einzelne Dienstleister (oder deren Unterauftragnehmer) außerhalb des EWR sitzen oder von dort aus zugreifen.

In solchen Fällen stellen wir sicher, dass geeignete Garantien bestehen, z. B. Standardvertragsklauseln und – soweit erforderlich – zusätzliche Maßnahmen, oder andere nach DSGVO zulässige Mechanismen.

9. SPEICHERDAUER

Wir speichern personenbezogene Daten nur so lange, wie dies für die Zwecke der Verarbeitung erforderlich ist, und löschen/anonymisieren sie anschließend, sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen.

Als Richtwert (wo passend):
– Vertrags-/Abrechnungs- und Buchhaltungsdaten: entsprechend gesetzlicher Aufbewahrungsfristen,
– Prospects/Leads (Demo/Angebot/Kontakt): bis zu 5 Jahre nach letztem relevantem Kontakt (oder kürzer, wenn klar ist, dass keine Nachverfolgung mehr erforderlich ist),
– Newsletter/Marketing: bis zur Abmeldung (danach nur eine minimale Sperr-/Abmeldeinformation),
– Supportanfragen: bis zu 5 Jahre (oder kürzer, wenn passend),
– technische Logs: so kurz wie möglich, typischerweise begrenzt auf Sicherheits- und Troubleshooting-Zwecke,
– Event-/Aktionsdaten: solange wie für Abwicklung und Nachweis erforderlich, danach Löschung/Anonymisierung.

Cookie-/Tracking-Speicherdauern: siehe Cookie‑Einstellungen (Abschnitt 11).

10. WIE KÖNNEN SIE MARKETING ABMELDEN ODER WIDERSPRECHEN?

Jede Marketing‑E‑Mail enthält einen Abmeldelink.
Alternativ können Sie uns unter support@psylaris.com kontaktieren.

Widerspruch gegen Direktmarketing:
Wenn Sie der Verarbeitung zu Zwecken der Direktwerbung widersprechen, werden wir Ihre Daten nicht mehr für diese Zwecke verarbeiten.

11. COOKIES UND ÄHNLICHE TECHNOLOGIEN

Unsere Website nutzt Cookies und ähnliche Technologien (z. B. Scripts/Pixel), um:
– die Website technisch bereitzustellen,
– Nutzung zu analysieren und die Website zu verbessern,
– Marketingkampagnen zu messen und – sofern Sie zustimmen – relevantere Werbung anzuzeigen.

11.1 Arten von Cookies/Technologien
– Notwendige (funktionale) Cookies: erforderlich für Betrieb/Sicherheit,
– Analyse/Statistik: Messung und Verbesserung,
– Marketing/Tracking: Kampagnenmessung und Werbefunktionen.

11.2 Rechtsgrundlagen (Deutschland)
Speicherung/Zugriff auf Ihrem Endgerät:
– Notwendige Cookies/Technologien: soweit erforderlich, ohne Einwilligung.
– Analyse-/Marketing-Technologien: nur mit Ihrer Einwilligung.

Die weitere Verarbeitung personenbezogener Daten erfolgt – je nach Fall – auf Basis von Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Einwilligung) oder Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse) bzw. Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertrag).

11.3 Cookie‑Einstellungen / Widerruf
Beim ersten Besuch (und jederzeit danach über die Cookie‑Einstellungen) können Sie Einwilligungen erteilen, ablehnen oder widerrufen. In den Cookie‑Einstellungen finden Sie auch eine aktuelle Liste der eingesetzten Cookies/Technologien, Zwecke und (wo zutreffend) Drittanbieter.

12. UNSERE ROLLE ALS AUFTRAGSVERARBEITER (PRODUKTE/DIENSTE)

Bei Psylaris Care, Psylaris Relax, EMDR‑Remote, dem Psylaris Dashboard und zugehörigen Dienstleistungen kann Psylaris als Auftragsverarbeiter handeln. Das bedeutet:
– Der Kunde (die einsetzende Organisation) bestimmt Zwecke und Mittel der Verarbeitung und ist in der Regel Verantwortlicher.
– Psylaris verarbeitet personenbezogene Daten dann nur im Auftrag und nach Weisung des Kunden sowie auf Basis der vertraglichen Vereinbarungen (inkl. Auftragsverarbeitungsvertrag).

Betroffenenanfragen:
Sofern Sie Endnutzer sind, richten Sie Auskunfts-/Lösch-/Berichtigungsanfragen bitte grundsätzlich an die Organisation, über die Sie das Produkt nutzen. Wir unterstützen unsere Kunden hierbei entsprechend den vertraglichen Regelungen.

Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV/DPA):
Unser AVV/DPA ist für Kunden verfügbar und kann unter support@psylaris.com angefragt werden.

13. SICHERHEIT UND DATENSCHUTZVERLETZUNGEN

Wir treffen angemessene technische und organisatorische Maßnahmen zum Schutz personenbezogener Daten.
Bei (möglichen) Datenschutzverletzungen folgen wir unserer internen Vorgehensweise und melden – sofern gesetzlich erforderlich – an die Aufsichtsbehörde und/oder betroffene Personen.

14. IHRE RECHTE

Soweit die Voraussetzungen der DSGVO erfüllt sind, haben Sie insbesondere folgende Rechte:
– Auskunft (Art. 15 DSGVO),
– Berichtigung (Art. 16 DSGVO),
– Löschung (Art. 17 DSGVO),
– Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO),
– Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO),
– Widerspruch (Art. 21 DSGVO), insbesondere gegen Direktmarketing,
– Widerruf einer Einwilligung (Art. 7 Abs. 3 DSGVO) mit Wirkung für die Zukunft.

Geltendmachung Ihrer Rechte:
Bitte senden Sie Ihr Anliegen an support@psylaris.com.
Wir antworten grundsätzlich innerhalb eines Monats; wir bemühen uns, so schnell wie möglich zu reagieren.

15. BESCHWERDERECHT / AUFSICHTSBEHÖRDEN

Sie haben das Recht, Beschwerde bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde einzulegen, insbesondere in dem Mitgliedstaat Ihres gewöhnlichen Aufenthalts, Ihres Arbeitsplatzes oder des Orts des mutmaßlichen Verstoßes.

Deutschland:
Zuständige Datenschutzaufsichtsbehörde Ihres Bundeslandes.

Niederlande:
Autoriteit Persoonsgegevens.

Weitere Länder (sofern einschlägig):
Belgien: Gegevensbeschermingsautoriteit
Österreich: Österreichische Datenschutzbehörde
Vereinigtes Königreich: Information Commissioner’s Office (ICO)
Schweiz: FDPIC (Eidgenössischer Datenschutz- und Öffentlichkeitsbeauftragter)

16. ÄNDERUNGEN

Wir können diese Datenschutzerklärung anpassen, z. B. bei Änderungen unserer Prozesse oder rechtlicher Vorgaben. Die jeweils aktuelle Fassung ist auf unserer Website verfügbar.